Het opvragen van een jaarrekening

1.1.1. Waar vraagt u een jaarrekening op en wat kost dat precies?

Online. De jaarrekeningen van een onderneming zijn voor iedereen die beschikt over een computer met een internetverbinding vrij te raadplegen op de website van de Nationale Bank van België (http://www.nbb.be).

Gratis. Terwijl er vroeger betaald moest worden voor een afschrift van een jaarrekening, kan ze nu inderdaad volledig gratis gedownload worden. Er zijn m.a.w. geen abonnementsvoorwaarden aan verbonden noch betalende paswoorden, enz.

Navigatie. Kies na de taalkeuze links in het menu voor de optie Balanscentrale en kies vervolgens in het midden van de pagina voor Raadplegen – CONSULT.

Na het aanklikken van de keuze Raadplegen – CONSULT krijgt u de keuze om de jaarrekening van een vennootschap te zoeken via de naam of via het ondernemingsnummer. U hoeft dus niet noodzakelijk het ondernemingsnummer van de vennootschap in kwestie te kennen, al werkt dat wel het gemakkelijkste.

Tip. Het ondernemingsnummer van een vennootschap voorafgaandelijk opzoeken kan gemakkelijk via de zgn. Kruispuntbank van Ondernemingen. Via de Public search-functie (http://economie.fgov.be) kunt u daar op basis van (een deel van) de naam van de vennootschap het ondernemingsnummer bekomen.

Beschikbaar in pdf. Eenmaal aangegeven van welke vennootschap u de jaarrekening wilt raadplegen, krijgt u een overzicht van de neergelegde jaarrekeningen van de desbetreffende vennootschap. Door een eenvoudige klik op de gewenste jaarrekening, opent de jaarrekening vanzelf. U kunt het best voor het pdf-formaat kiezen. Het xbrl-formaat is immers niet eenvoudig raadpleegbaar.

1.1.2. Van wie kunt u allemaal (g)een jaarrekening opvragen?

Van bijna elke vennootschap. Vrijwel alle vennootschappen zijn verplicht om jaarlijks een jaarrekening neer te leggen. In principe kunt u dus van zo goed als elke vennootschap een jaarrekening opvragen.

Vrijstelling voor bepaalde types van vennootschappen. Sommige vennootschappen zijn inderdaad niet verplicht om een jaarrekening neer te leggen en doen dat dan bijgevolg ook niet.

Zo is er geen jaarrekeningenplicht voor:

• een gewone commanditaire vennootschap (CommV);
• een vennootschap onder firma (VOF).

Let op 1! Het feit dat u van deze types van vennootschappen geen jaarrekening kunt opvragen, wil dus niet zeggen dat er iets verkeerds is met die vennootschappen in kwestie. De wet verplicht hen gewoon niet om hun jaarrekening openbaar te maken omdat de aandeelhouders/vennoten onbeperkt aansprakelijk zijn. Om te weten wat de financiële toestand van die vennootschappen is, moet u in voorkomend geval dus te rade gaan bij die vennootschappen zelf.

Let op 2! Het omgekeerde is uiteraard wel een teken aan de wand. Als een vennootschap wel een jaarrekening moet neerleggen en ze doet dat niet of niet tijdig, dan is dat mogelijk een teken dat er een probleem is.

1.1.3. Vanaf wanneer is er zo’n jaarrekening beschikbaar?

Ten laatste zeven maanden na afsluiting boekjaar. Dat is inderdaad de algemene regel. Een jaarrekening moet normaal gezien neergelegd worden binnen de maand nadat de algemene vergadering de jaarrekening goedgekeurd heeft. De datum waarop de goedkeuring moet gebeuren, is bepaald in de statuten van de vennootschap.

De goedkeuring zelf moet in principe gebeuren binnen de zes maanden na het afsluiten van het boekjaar, zodat de jaarrekening sowieso ten laatste zeven maanden na die afsluiting neergelegd moet zijn bij de Nationale Bank.

Voorbeeld

Een vennootschap sluit haar boekjaar af op 31 december. Haar algemene vergadering vindt plaats op de laatste vrijdag van de maand april. Dit zou betekenen dat de jaarrekening ten laatste op de laatste vrijdag van de maand mei neergelegd moet zijn bij de Nationale Bank (Balanscentrale). De ultieme wettelijke termijn is hoe dan ook eind juli, nl. zeven maanden na het einde van het boekjaar.

Sanctie bij laattijdige neerlegging. Voor jaarrekeningen die niet binnen de wettelijke termijn neergelegd zijn, worden er verhoogde publicatiekosten aangerekend (gaande van € 120 tot € 1.200).

Naast deze administratieve boete zijn er evenwel nog drie andere negatieve gevolgen (sancties) die dan wel niet onmiddellijk financieel van aard zijn, maar die in de toekomst nog veel ergere gevolgen kunnen hebben.

Deze drie mogelijke, bijkomende sancties (de zgn. ambtshalve doorhaling KBO, burgerlijke en gerechtelijke sanctie) zijn allesbehalve te onderschatten.

Ambtshalve doorhaling KBO. De beheersdienst van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) kan overgaan tot de ambtshalve doorhaling van de vennootschappen die voor ten minste drie opeenvolgende boekjaren niet hebben voldaan aan de verplichting tot neerlegging van hun jaarrekeningen. Dezelfde beheersdienst van de KBO gaat over tot de intrekking van de doorhaling na de neerlegging bij de Nationale Bank van de niet-neergelegde jaarrekeningen.

Burgerlijke sanctie. De door derden geleden schade wordt, behoudens tegenbewijs, geacht voort te vloeien uit de niet-neerlegging van de jaarrekening binnen de wettelijk gestelde termijn. De bewijslast is bijgevolg omgekeerd. De onderneming moet bewijzen dat de laattijdige of niet-neerlegging van haar jaarrekening de door een derde ingeroepen schade niet veroorzaakt heeft.

Gerechtelijke ontbinding. Op vraag van iedere belanghebbende of van het openbaar ministerie en behoudens regularisatie van de toestand in de loop van het proces kan de rechtbank van koophandel in wiens rechtsgebied de vennootschap haar maatschappelijke zetel heeft de ontbinding van de vennootschap uitspreken als ze haar jaarrekening niet neergelegd heeft. Het gevolg hiervan is dat de bestuurders onbeperkt aansprakelijk gesteld kunnen worden voor iedere schade die uit de niet-neerlegging voortvloeit. Bovendien wordt uw KBO-nummer dan geschrapt wordt (de vennootschap bestaat dan niet meer).

Opgelet met jonge vennootschappen. Vaak is men inderdaad benieuwd hoe een vennootschap die net opgericht is, het financieel gedaan heeft en wil men met het oog daarop de jaarrekening raadplegen. Dikwijls is die er evenwel nog niet, maar dat is dan zeker geen teken aan de wand. Bij de oprichting van een vennootschap is het eerste boekjaar vaak immers een zgn. verlengd boekjaar, wat impliceert dat de eerste jaarrekening pas het jaar daarop neergelegd moet worden.

Voorbeeld

Een BV die opgericht werd op 1 juli 2020 kan voorzien hebben in haar statuten dat het boekjaar loopt per kalenderjaar, maar dat het eerste boekjaar zal lopen tot 31 december 2021. De eerste jaarrekening zal dan m.a.w. ook pas in 2022 neergelegd worden en is derhalve in 2021 nog niet beschikbaar.

1.1.4. Heeft het zin om meer dan één jaarrekening op te vragen van eenzelfde vennootschap?

Absoluut. Alleen door meerdere jaarrekeningen van eenzelfde vennootschap op te vragen, is het immers mogelijk om de evolutie in de cijfers en de resultaten van een vennootschap vast te stellen (gaat het beter of slechter met de vennootschap?). Uiteraard kan dat alleen als en in de mate waarin de vennootschap in kwestie al meer dan één jaarrekening neergelegd heeft of moeten neerleggen heeft.

Om de twee jaar? Dat kan inderdaad ook een optie zijn. Een jaarrekening bevat immers zowel de cijfers van het laatst beschikbare boekjaar (in de linkse kolom) als de cijfers van het voorlaatste beschikbare boekjaar. Vraagt u dus een jaarrekening op, dan ziet u onmiddellijk twee jaar naast elkaar.

Vraagt u bv. een jaarrekening op over boekjaar 2019 en 2017, dan heeft u ineens zicht op vier boekjaren. De jaarrekening over 2019 geeft immers de boekjaren 2019 en 2018 weer, terwijl de jaarrekening over boekjaar 2017 de resultaten over 2017 en 2016 geeft.

1.1.5. Welke controles zitten er op een jaarrekening?

Hoezo controles? Heel eenvoudig. Vooraleer een jaarrekening neergelegd kan worden en/of aanvaard zal worden door de Nationale Bank, zullen er via computerprogramma’s een aantal rekenkundige en logische controles uitgevoerd worden. De bedoeling is om na te gaan of er sowieso geen ‘logische onvolkomenheden’ en incoherenties opgenomen zijn. Vraagt u een jaarrekening op, dan weet u dus dat deze in die zin reeds gecontroleerd geweest is, anders had ze immers niet neergelegd kunnen worden.

Enige garantie? Weinig. Deze controles kunnen immers enkel fouten tegen de logica ontdekken, niet tegen de feiten. Zo moet er in principe bv. ook aangegeven worden in de jaarrekening of een vennootschap nog achterstallige schulden heeft bij de RSZ, maar wordt dit nu niet vermeld, dan zullen de technische controles dit niet kunnen achterhalen.

De controles garanderen dus helemaal niet dat de cijfers zelf correct zijn, maar wel dat de cijfers doorheen het document consistent zijn.